酒店项目信息化解决方案

一、酒店概况

21世纪信息化飞速发展的今天酒店积极使用先进的管理思想,对酒店信息化管理系统要求迫切;随着酒店日常业务量的增加,急需提高管理效率。目前酒店的业务特点:存货品种逐日增多,物料单位成本低;存货采购不能准确预测;材料耗量低,出库不易计量;鲜活物品等很多存货不宜储存,需要直接配送到各部门;月底各部门盘点存货数量,倒挤成本等等;核算方面,财务需要归集各个部门的费用、成本及酒店数据核算工作等情况。目前酒店已经逐步规划使用先进的系统化管理软件来帮助酒店优化业务流程,进而提升管理价值。
 酒店使用的信息化系统目前仅有酒店客房管理及西软酒店管理软件,在未来更全面的酒店信息化管理中应包括财务部和各业务部门,采购、仓库与财务同时使用统一的核算管理系统。能有效减轻财务核算与业务执行监管的压力,使各个部门的经理及业务骨干逐渐从繁重的业务核算与报表统计工作中解脱出来,参与经营分析与决策支持,为企业的财务总监、总经理等高层领导的经营决策提供及时准确的数据依据
从酒店信息化管理的需求出发,我们作出了财务业务信息化建设的解决方案。通过使用金蝶信息化管理系统,建立起物流(采购、仓库)与财务管理体系,完成对物资采购、仓储、材料领用等各环节的业务流程处理,实现业务部门与财务部门的协同运作,达到资金流与物流(采购、仓库)信息的应用集成。
方案涉及到的产品模块有总账、报表、固定资产管理、工资管理、采购管理、仓存管理、存货核算、财务分析。

二、应用解决方案

财务核算是财务管理的基础,财务信息不仅反映了企业的财务状况和经营业绩,而且,通过对财务信息的查阅、分析,可以评价企业财务核算的规范性与正确性,监控企业资金运作全过程,发现企业经营过程中存在的各类问题。
通过金蝶KIS专业版的总账、报表、工资、存货核算等系统的集成应用,可以完成日常账务处理、工资、存货成本核算、财务报表编制等核算管理工作。
固定资产是企业的重要财产,是企业进行经营活动必不可少的物质条件。固定资产管理的好坏,对企业经济效益有重要的影响。金蝶KIS专业版固定资产系统为用户提供了完善的管理功能,准确计提折旧并自动生成记账凭证,输出报表,大量减轻了财务人员的工作量。
采购管理,由采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息资料等功能综合运用的管理系统,对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪,实现完善的企业物资供应信息管理。实现多种类型的采购业务处理,包括现购、赊购和采购退货业务。
仓存管理模块,通过入库业务、出库业务、仓存调拨、盘点、组装拆卸单等功能,结合库存盘点、即时库存管理等功能综合运用的管理系统,对仓存业务全过程进行有效控制和跟踪,实现完善的企业仓储信息管理。与采购管理系统、存货核算系统的单据和凭证等结合使用,将能提供更完整、全面的业务流程管理和财务管理信息。

三、金蝶KIS专业版系统功能介绍

3-1、总账模块

KIS专业版给企业提供了一个仿真的会计处理环境,能够快捷方便地处理凭证,进行往来管理,对外币进行期末调汇,自动结转损益,账簿报表随时查询,让会计人员从繁重的工作中解脱出来。
 
 
凭证录入时支持指定现金流量
凭证录入时可以直接指定现金流量项目,方便用户随时查看现金流量表,也避免了用户后期集中指定现金流量。
凭证录入时可以随时查询以前录入的凭证
凭证录入过程中可以通过工具栏中的“第一”“上一”“下一”“最后”或“跳转”功能直接进行凭证的前后查询,用户不用切换界面即可查询到想要查看的凭证,非常方便。
提供模式凭证
对于经常重复发生的业务,可以编制或保存为模式凭证,在录入凭证时直接调入,提高工作效率。
提供凭证整理功能
对于凭证出现断号的客观情况设计了凭证整理功能,实现凭证重新排号,满足凭证连续性的要求。
多角度的核算功能
包括基本的金额核算、多币种核算及调汇业务处理、数量金额核算、往来核算、多项目核算等,满足企业全方位财务核算的需要。
强大的往来管理
系统支持部分核销、完全核销和内部冲销,并且能够分数量和金额分别进行核销。同时提供了核销日志,方便用户进行检查和跟踪,并且发现错误时还能通过反核销进行处理。
系统还提供了往来对账单和账龄分析表,方便用户与往来单位进行往来业务的核对和分析企业往来业务的账龄情况。
强大的自动转账功能
系统提供自动转账设置模板,期末时可由系统自动生成转账凭证,无须人工录入。系统能够按比例和按公式转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、“最新余额”等项数值,同时强大的分录类推功能,能够根据定义的一条记录进行类推,方便快捷地帮助客户定义好自动转账凭证。
提供结转损益功能
系统能够将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目或其明细科目,并生成结转损益记账凭证。
系统可根据用户要求按照收益和损失分别进行结转,也可以直接按损益一次性结转;同时也可以选择凭证生成方式(按普通方式、科目类别或核算项目类别3种方式)生成凭证。
提供了期末调汇功能
对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益,生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。
系统同样可以根据用户需要按照汇兑收益和汇兑损失分别结转,也可以直接按汇兑损益一次性结转。
提供了丰富的账簿报表
系统除提供了总账、明细账、多栏账、科目余额表、试算平衡表等常规账簿报表外,针对核算项目从不同角度提供了丰富的报表,如核算项目分类总账、核算项目明细账、核算项目余额表、核算项目汇总表、核算项目明细表以及核算项目组合表。
各账簿报表系统都提供了跨年跨期查询,提供了“包括未过账凭证”的选项,能够实现科目和核算项目的分级汇总查询。同时系统还提供了非常强大的联查功能,如总账可以联查明细账,明细账联查凭证,凭证可以联查到业务单据。
 

3-2、报表与分析

 
考虑到企业对报表需求的可变化性、复杂性、多样性,还设计了灵活强大的自定义报表功能。企业可通过强大的业务取数函数自行编制出满足各种需求的业务管理报表,大大快捷了数据的采集时效,加快了企业的综合反应速度。
强大的报表自定义功能
系统提供的提供了丰富的函数和取数类型进行公式的定义,操作类似Excel表格,并且支持多表页,灵活方便。
提供标准的3大报表
金蝶KIS专业版全面支持《企业会计制度》、《新会计制度》和《小企业会计制度》,提供标准的三大会计报表——资产负债表、利润表和现金流量表,只要做好日常会计工作,月底报表轻轻松松就自动计算出来。
提供现金流量表的制作和查询功能
如果用户在制作凭证时就指定了现金流量主表和附表项目,则可以直接查看现金流量表。如果用户需要集中处理现金流量项目,则可以通过T型账户和附表项目指定现金流量主附表项目后再查看现金流量表。
强大的报表分析功能
在账务和报表的基础之上提供了财务分析功能,包括资产负债分析、利润分析、财务指标分析三种固定格式分析报表以及简易的自定义分析报表;系统提供了结构分析、比较分析、趋势分析三种分析方法,丰富的图表分析功能是分析的结果简洁直观,可读性强。

3-3、固定资产

金蝶KIS专业版固定资产系统为用户提供了完善的管理功能,准确计提折旧并自动生成记账凭证,输出报表,大量减轻了会计人员的工作量。
 
 
 
能够处理固定资产的各种业务
系统能够通过卡片录入实现固定资产的增加、减少、变动和清理。
提供丰富的折旧方法
系统共提供8种固定资产折旧方法,除提供5种静态折旧方法外(2种平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法),还提供了3种动态折旧方法,即动态双倍余额法、动态年数总和法和动态平均年限法。
能够自动计提折旧
系统能够根据固定资产的折旧方法自动计提折旧,并生成折旧凭证到总账。
实现了固定资产与总账对账功能
固定资产管理系统实现了固定资产业务处理和总账财务核算处理的无缝连接,但为了防止用户不通过固定资产系统,直接在总账系统录入固定资产凭证,导致业务与财务数据核对不上,系统提供了自动对账功能,帮助用户将固定资产系统的业务数据与总账系统的财务数据进行核对,及时发现错误。
实现固定资产系统凭证集中管理
固定资产的各项业务通过卡片的形式进行记录,为了实现业务与财务的数据共享和一致,在固定资产模块提供了单独的凭证管理功能,能够生成、查看、审核、修改和删除凭证,其中生成凭证时系统提供了按单生成和汇总生成两种方式。
实现了固定资产卡片的引入和引出
为了充分利用企业已有的固定资产数据,简化数据的录入工作量,固定资产系统提供了标准卡片的引入功能。同时为了便于客户进行数据分析,以及数据在不同数据库账套间的传递,系统还提供了标准卡片的引出功能。
丰富的报表
固定资产管理系统提供了丰富的统计报表和管理报表,帮助企业从多角度查询固定资产信息,进行资产统计分析及各种资产折旧费用和成本分析,并为企业进行固定资产投资、保养、修理等提供决策依据。
 

3-4、工资管理

 
金蝶KIS专业版工资管理系统由于采用了多类别管理,可进行多工资库的处理,并提供丰富实用的各类管理报表。
 
 
实现了计时工资的精细管理
根据企业的实际情况对工时的设定,可以方便企业对员工的工资进行更细化的管理。
实现了工资类别管理
按类别进行处理,能够满足企业按不同标准分工处理和集权管理。
企业可分类分不同时期对工资进行处理(如正式职工、合同工,临时工分不同类别处理,计算标准可不同)。
满足企业分工的需要,可分类别进行工资数据的录入、计算、发放。
可将一个职工归入多类处理,满足企业多种工资核算(如某职工属于基本工资类,又属于业务提成类)。
提供了个人所得税计算功能
按照税法规定,员工的所得税均由实行公司代扣代缴,通过所得税的设置,可以轻松计算出每个员工当月应纳所得税税额,并能将数据直接引入到工资录入界面。
灵活的工资项目和公式计算
除了系统提供的一些工资项目,企业可以根据实际情况通过“项目设置”添加或删除新的工资项目,添加的工资项目类型可以是货币型、文本型、日期型、逻辑型等等,能够满足企业的各种需要。同时排序功能还能重新排列工资项目的先后顺序,以符合用户的操作习惯,并在工资录入界面中得以体现。
在公式设置功能中,系统除提供工资项目间的数学运算外,还提供了条件语句以及各种函数,帮助用户根据企业的工资制度建立工资计算公式。同时系统还提供了“公式检查”,帮助用户检查公式设置是否正确。
支持职员变动管理
企业中的人员在部门间的流动、人员的职称变动、职位异动等人事变动信息都可能会造成工资数据需要重新计算,因此工资系统提供了职员变动的处理功能,以满足工资核算的需要。同时系统能够并且保留历史变动记录,以供后期查询。
提供了扣零处理
该功能可以对发放工资的零头进行特殊的处理,将零头进行累积,达到一定数目后再发放。
能够设置多个计算方案进行工资计算
在工资计算中,可以依据计算公式和工资项目设置多个计算方案,进行工资重算。
强大、灵活的工资费用分配功能
工资费用分配功能可计提各种费用,如计提福利费、计提工会经费、自定义计提等业务。系统通过部门、职员和工资项目获得取数来源,用户根据需要设定相应的分配比例以及工资和费用科目,即可实现工资分配,并能生成凭证到总账。
能够实现银行代发工资功能
系统通过银行代发表可生成向银行提供的代发文件数据,以进行银行代发工资的业务。
丰富的工资报表
在工资报表中系统提供了工资管理所需用的一些统计分析报表,如工资发放表,工资汇总表,银行所需用的代发文件表等,通过这些报表,可以全面掌握企业工资总额、分部门水平构成,人员工龄、年龄结构等,为制定合理的工资管理体系提供详细的报表。
 
 

3-5、存货核算

存货核算管理用于工商业企业存货出入库核算,存货出入库凭证处理,核算报表查询,期初期末处理及相关资料维护。
存货核算模块能够实现完备的总仓、分仓核算管理。
 
内置五大基本存货核算方法,加权平均、移动平均、先进先出、后进先出、分批认定,可以实现单品核算,满足企业日趋精细化的需要。
提供外购入库、估价入账、其他入库、自制入库的入库成本核算功能,可以实现采购费用的自动分摊。
综合的存货发出成本的核算功能和异常发出成本的处理功能。使核算能完全真实地反映实际存货成本。
灵活的库存调整功能,在完善事中控制的同时,提供事后处理的灵活手段,使数据更精准,可靠。
 
 

3-6、采购管理


采购管理系统,是通过采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息资料等功能综合运用的管理系统,对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪,实现完善的企业物资供应信息管理。实现多种类型的采购业务处理,包括现购、赊购和采购退货业务。
提供供应商管理:供应商分级分类管理;供应商信息管理;采购价格及折扣管理;采购情况跟踪查询。
订单管理:具有跟踪、催查采购订单的功能;随时跟踪采购订单的执行情况。同时还支持手工录入价格、自动获取最近采购价格、从价格资料中自动获取价格等功能。
入库管理:红蓝字功能,蓝字用于采购入库业务,采购退货业务使用红字;以及对等核销功能,用于关闭未执行完毕的采购入库单。
发票管理:红蓝字功能,蓝字用于采购发票业务,采购退票业务使用红字;以及对等核销功能,用于关闭未执行完毕的采购发票。支持普通发票和增值税发票业务处理。
丰富的采购报表:支持客户多角度、多维度的数据统计分析和穿透性报表。
 

3-7、仓存管理

 
仓存管理模块提供了八种入库及出库业务(采购入库、产品入库、盘盈入库、其他入库、销售出库、生产领料、盘亏毁损、其他出库)处理功能及组装拆卸业务管理功能,以及即时的库存盘点和调拨业务,实现库存管理全过程的监管。
启用批次管理、保质期跟踪、库龄分析、存量(安全库存)管理,使企业对存货的收、发、存状况了如指掌。
同时灵活的存货辅助属性管理功能,实现对存货标准规格型号之外的特性参数的直观统计和跟踪。
丰富的仓存报表,支持客户多角度、多维度的数据统计分析和合理的库存报告。
 
 
以下为退货业务的应用流程

四、系统功能介绍

4-1、实现赠品虚仓业务处理

 
企业管理人员在实际业务管理中对某些物料的管理比较特殊,只关注物料的库存数量管理,并不希望对物料成本进行核算统计,比如货品借入借出、代管品管理、附属品管理、赠品管理等业务;因此我们提供虚仓解决方案用来管理此类业务,通过设定虚仓仓库,所有进入此仓库的物料只核算数量,并不管理物料成本,系统通过单据序时簿和报表来实现此类物料的库存管理;
允许采购入库单输入赠品分录,实现采购物料和赠品同单录入的业务管理;
在4张报表中可以查询虚仓记录,包括即时库存查询、库存台账、物料收发汇总表、物料收发明细表;
提供虚仓的盘点和初始化数据录入,保证了功能的完整性。
 

4-2、实现异价调拨功能

 
添加异价调拨单,可处理仓库间物料的异价调拨业务,也可以处理赠品物料和正品物料的转换调拨;
在原有调拨单中添加新的调拨单据类型——异价调拨单,可处理任何物料、在各个仓库间的调拨业务,包括实仓和虚仓间的调拨业务;这可以处理企业赠品的特殊业务;

4-3、完善的预警体系

 
从采购订单到期交货、安全库存、超储/短缺库存、库存呆滞料、保质期、供应商信用等这些方面全面反映预警信息,也构成了KIS专业版完善的预警体系。

4-4、应用平台

 
应用平台是金蝶KIS基于“云+端”的新型服务模式,在这里用户可以根据自己的实际操作习惯将自己常用的功能都集中在工作台上,避免来回切换模块寻找功能;工作台还可以提供用户的待办事项、完整的预警信息,灵活简便的设置日程计划,让您的工作从此不再有遗漏;而且通过应用平台可以下载海量的应用插件来扩展系统的可用性,还能获取来自金蝶更多更专业的服务。
提供方便用户个人操作的工作平台
包括待办事项、预警、日程计划、子功能、基础资料、序时薄、报表几个功能区。
更方便使用系统各项功能
可以根据实际的使用需要,将常用的名个模块的功能放置到平台桌面上,方便快速地在各个功能之间进行切换操作。
无限扩展系统性能
以通过应用商店,可以随意添加免费或者付费的应用插件,不断地扩展系统性能来满足企业不断变化的管理需求
在线服务更加便捷
一站式享受金蝶友商网的各种服务:应用平台搭建了服务的桥梁,通过桌面管理中的在线服务,可以及时登录友商网,友商社区,联系在线客服,获取友商帮助,
 

4-5、权限与安全

 
在用户登录时需要选择进入的账套和操作员身份,并检验对应操作员的口令。这些信息将作为各种权限判断和业务日志记录的依据,确保数据不被伪造和篡改。
针对不同的用户设置账套查看权限。用户登录时只能查看授予了对应操作员查看权限的账套,而不是所有账套。分组授权对业务单据权限进行更细致的划分,可以实现限制当前用户只能查询本人或本组人录入的单据。
收放自如的业务权限设置可以全面满足客户对权限管理要求。
集成数据库日志管理和用户日志功能,使数据安全达到双重保障。
账套自动备份工具,能够自动完成客户日常的数据备份工作,避免因漏备份造成的数据丢失。
 

4-6、系统工具

 
提供了完备的账套管理工具,做到集中、安全、方面管理。
强大的数据交换工具,包括基础资料、各种业务单据的导入导出功能。
基础设置中提供了基础资料引入引出、单据引入引出,通过这里可以快速而简单的进行引入引出功能,让引入引出功能不再负责。原功能保留。
提供灵活易用的套打工具,企业可以根据自己的风格和需要定义单据、报表等输出格式和外观,充分展现企业档案管理方面的风格和特点。
账套升级工具,实现前身版本的升级,保证原数据可延用、不丢失。
支持标准数据接口,便于与第三方系统的集成。比如与航天金税系统的接口。
 

五、产品亮点

5-1、易学、易用、易维护

金蝶KIS专业版无论在安装部署,日常业务操作,还是数据安全保护方面,都做出了重大的易用性的设计和突破。快速简洁的两层安装部署结构无需用户掌握专门的系统维护技术,即可完成安装。
软件界面设计友好,当前模块的所有相关功能都集中于一个界面中,用户不需切换界面,即可完成当前系统的所有业务处理;每个模块根据日常实际的业务逻辑设计了业务流程向导,指引客户快速把握软件的处理逻辑;同时整个系统虽然有十二个模块,但各模块间基本操作方法保持高度一致,只需熟悉几个功能模块的使用方法就可触类旁通掌握其他模块的基本操做。
 
 
简单源于专业,金蝶KIS专业版支持全键盘操作。产品设计中模拟了实际使用环境,产品实现了全键盘操作和常用功能的快捷键调用。极大地方便了软件使用人员,提高了工作效率。
 

5-2、高度成熟,高可靠性

金蝶KIS专业版,充分吸收了金蝶KIS和金蝶k/3两代产品的优良特性,并且拥有几十万客户应用检验基础,继承了金蝶公司在企业管理软件领域内近十年的研发经验,发扬了金蝶在业内技术领先的优势,所以具有高度的成熟度和可靠性。
采用Microsoft SQL Server (MSDE)数据平台,具有强大的数据存储、联查和汇总功能。自动维护和备份功能可确保数据安全。 专业的产品设计能力,为产品的稳定、海量数据处理、持续发展奠定的稳固的基础。
 

5-3、专业品质、领先经验

金蝶KIS专业版产品设计融入了国内现行行业规范。新颖的基础资料信息的代码管理体系,使代码设计不再受我国特色的固定编码结构的制约,实现向国际化标准的靠拢和迈进,同时能很好的支持企业资料信息随业务增长的高扩展性。
“小”并不代表“弱”,“大”也不代表“强”,只有“专”才能“强”。金蝶KIS专业版不盲目追求大而全,只为实用,重点关注企业的资金流和物流,即小型企业基础管理中的关键应用。整个产品研制过程中继承了金蝶公司在行业内十几年的丰富经验,深入研究了新一代小型企业的管理和信息化需求现状,借鉴了国内外优秀同行产品的长处,为小企业精心打造。
 

5-4、灵活系统配置选项和自定义

金蝶KIS专业版针对企业在管理中的特性需要,在提供标准通用的功能的基础之上,提供了自定义功能,满足企业对单据、报表上的个性需求,使产品更贴近用户的业务习惯和管理角度。
 

5-5、产品生命力强,可长期稳健发展

金蝶产品持续发展了十几年,不断推陈出新,未来的发展前景更是不可估量。历览当代中国会计体系改革进步和企业管理的变革,金蝶及其产品都做出了卓越贡献。丰富的产品从KIS到K/3再到EAS,可以在企业全生命周期中的不同阶段提供适用、可靠、先进的信息化解决方案。各产品间可以顺序平滑升级,保证企业信息化系统跟随企业同步成长,减少信息化建设的重复投资。
 

5-6、强大的数据交换功能

在当今商务环境中,数据共享和快速传递已经成为提高管理的必要途径,所以企业管理系统能否实现数据交换和共享的有效性和最大化非常重要。本产品提供强大的数据交换功能,从基础资料、初始数据到日常业务单据可以进行数据的导入导出;同时各种数据和账表支持引出为多达六种格式外部数据文件。丰富的第三方系统接口文件使与其他软件产品的集成应用成为可能。
 
 

SOLUTION

解决方案